1. Pengertian Surat Menyurat
Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi
atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi
(sendiri) ataupun karena kedinasan. Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk
membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan
bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan
berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya
korespondensi.
Fungsi Surat Menyurat
Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
- Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
- Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
- Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
- Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
- Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
2. Jenis-Jenis Surat Menyurat
Menurut kepentingan dan pengirimnya, surta dapat dikelompokkan sebagai berikut :
- Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi. kalau surat ini ditujukan kapada seseoranng separti kawan atau keluarga, maka format dan bahasa surat relatif lebih bebas. akan tetapi, bila surat itu ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus resmi.
- Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan.
- Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
- Surat sosial, yaitu surat resmi yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yanng bersifat nirlaba ( nonprofit).
3. Hal - hal yang Berbuhungan dengan Surat Menyurat
Surat-surat dinas dikantor sekolah mempunyai fungsi, baik keluar maupun kedalam, yaitu sebagai :
(1) alat komunikasi ( wakil dari pengirim/penulis surat);
(2) alat bukti tertulis;
(3) pedoman kerja dalam mengambil tindakan lebih lanjut;
(4) alat pengukur kegiatan kantor sekolah;
(5) alat bukti historis atau alat pengingat;
(6) sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).
(1) alat komunikasi ( wakil dari pengirim/penulis surat);
(2) alat bukti tertulis;
(3) pedoman kerja dalam mengambil tindakan lebih lanjut;
(4) alat pengukur kegiatan kantor sekolah;
(5) alat bukti historis atau alat pengingat;
(6) sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak).
4. Contoh Jenis - Jenis Surat
1. Surat Dinas/Resmi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah. Pada umumnya, surat ini menggunakan bahasa yang baku/resmi dan mencantumkan kop/kepala surat
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
PUSAT PENELITIAN ARKEOLOGI NASIONAL
BALAI ARKEOLOGI YOGYAKARTA
Jalan Gedong Kuning 174, Kota Gede, Yogyakarta
---------------------------------------------------------------------------------
Nomor : 235/F9/6/N/2011 5 Juni 2011
Hal : Pemberian Bantuan Foto Benda
Cagar Budaya
Yth. Kepala Suaka Peninggalan Sejarah dan Kepurbakalaan
Provinsi Jawa Tengah
di Prambanan, Jawa Tengah
Dengan hormat,
Berkenaan dengan surat Saudara Nomor 217/H/P/2011, tanggal 12 Mei 2011, dengan ini kami memberitahukan bahwa kami bersedia menyediakan foto-foto objek benda cagar budaya Kabupaten Cilacap yang ada di Balai Arkeologi Yogyakarta untuk pameran kepurbakalaan di Kabupaten Cilacap pada bulan Juli 2011. Foto-foto cagar budaya itu adalah:
1. Situasi bangunan di dalam Gua Adipala, Cilacap,
2. Situasi benteng Klingker di Pulau Nusakambangan,
3. Situasi tiang di tengah bagian Benteng Klingker.
Atas kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Alif Pratama
2. Surat Dagang/Niaga
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran/permintaan barang-barang atau berhubungan dengan kegiatan dagang. Sama halnya dengan surat dinas/resmi, surat ini juga menggunakan bahasa yang baku/resmi dan mencantumkan kop/kepala surat.
PT JASA SUKSES TAHU DAN TEMPE
Jalan Cikoko Barat IV, Jakarta Selatan
---------------------------------------------------------------------------------
Nomor : 153/PJS/V/11 18 Mei 2011
Hal : Penawaran Tahu dan Tempe
Kepada Perkumpulan Warung Nasi Tegal
Jalan Janeti Raya Nomor 34
Jakarta
Untuk memenuhi kebutuhan warung-warung nasi tegal di daerah Jakarta akan tempe dan tahu yang bermutu tinggi, dengan ini kami memperkenalkan diri sebagai perusahaan yang bergerak di bidang pembuatan tahu dan tempe dengan mutu baik.
Dalam memproduksi tahu dan tempe, kami menggunakan alat-alat modern. Kami dapat menjamin mutu dan kebersihannya. Melalui surat ini, kami menawarkan dan mempersilakan Saudara untuk mencoba produk tahu dan tempe produksi perusahaan kami yang akan dikirim melalui pegawai kami.
Di bawah ini kami cantumkan harga tahu dan tempe agar Saudara dapat mempertimbangkan atau membandingkan dengan harga tahu dan tempe dari perusahaan lain.
Tempe kualitas A Rp 4.500,00 per kg
Tempe kualitas B Rp 3.500,00 per kg
Tahu kualitas A Rp 5.500,00 per kg
Tahu kualitas B Rp 5.000,00 per kg
Kami melayani pesanan, baik dalam jumlah banyak maupun sedikit, dengan syarat berlangganan. Kami juga berusaha untuk memuaskan pelayanan dengan mengirimkan produk yang Saudara pesan dengan tepat waktu.
Sambil menunggu pesanan Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Alditama Kurniawan
3. Surat Pribadi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang sebagai pribadi, baik kepada perorangan yang tidak bersifat kedinasan, maupun kepada organisasi/lembaga. Pada umumnya, surat pribadi bersifat personal/tidak resmi, bebas, menggunakan bahasa sehari-hari, dan berisi masalah-masalah pribadi.
Jakarta, 9 Mei 2011
Teruntuk Azria Husna
Di tempat
Assalamualaikum Wr. Wb.
Halo Zia, apa kabar? Sudah lama kita tidak bertemu, ya. Semenjak lulus SD, tidak ada kesempatan lagi untuk bertemu. Fi, bagaimana keadaanmu di SMP Negeri 155? Apakah kamu senang bersekolah di sana? Ya, di sana banyak teman kita.
Alhamdullillah, aku di SMP Negeri 115. Aku amat senang! Walaupun hanya tiga orang dari sekolah kita yang berhasil masuk Smabel. Tapi, di sini aku banyak mendapat teman baru yang amat baik dan juga kakak-kakak kelas yang sayang pada adiknya. Apalagi dengan kakak-kakak OSIS dan MPK. Wah, aku kagum sekali dengan Alyssa Haula Syaqilla! Kalau kamu mau mendengar pengalaman ku selama di Smabel, kamu boleh menanyakannya kepadaku. Atau, main saja ke rumahku.
Ngomong-ngomong, aku sangat rindu pada SD kita dan teman-teman kita waktu SD. Apakah ada acara pertemuan atau reuni angkatan 31? Kalau tidak ada, kita buat acara sendiri saja, yuk. Undang teman-teman kelas 6A. Mumpung bulan Juni nanti banyak waktu liburan. Oh, iya kak Kahlil angkatan 30 yang pintar itu mencalonkan diri sebagai ketua OSIS lho!
Sekian dulu, ya! Sampai jumpa!
Sahabatmu,
Afifah Wardah
1. Surat Dinas/Resmi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah. Pada umumnya, surat ini menggunakan bahasa yang baku/resmi dan mencantumkan kop/kepala surat
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL
PUSAT PENELITIAN ARKEOLOGI NASIONAL
BALAI ARKEOLOGI YOGYAKARTA
Jalan Gedong Kuning 174, Kota Gede, Yogyakarta
---------------------------------------------------------------------------------
Nomor : 235/F9/6/N/2011 5 Juni 2011
Hal : Pemberian Bantuan Foto Benda
Cagar Budaya
Yth. Kepala Suaka Peninggalan Sejarah dan Kepurbakalaan
Provinsi Jawa Tengah
di Prambanan, Jawa Tengah
Dengan hormat,
Berkenaan dengan surat Saudara Nomor 217/H/P/2011, tanggal 12 Mei 2011, dengan ini kami memberitahukan bahwa kami bersedia menyediakan foto-foto objek benda cagar budaya Kabupaten Cilacap yang ada di Balai Arkeologi Yogyakarta untuk pameran kepurbakalaan di Kabupaten Cilacap pada bulan Juli 2011. Foto-foto cagar budaya itu adalah:
1. Situasi bangunan di dalam Gua Adipala, Cilacap,
2. Situasi benteng Klingker di Pulau Nusakambangan,
3. Situasi tiang di tengah bagian Benteng Klingker.
Atas kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Alif Pratama
2. Surat Dagang/Niaga
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran/permintaan barang-barang atau berhubungan dengan kegiatan dagang. Sama halnya dengan surat dinas/resmi, surat ini juga menggunakan bahasa yang baku/resmi dan mencantumkan kop/kepala surat.
PT JASA SUKSES TAHU DAN TEMPE
Jalan Cikoko Barat IV, Jakarta Selatan
---------------------------------------------------------------------------------
Nomor : 153/PJS/V/11 18 Mei 2011
Hal : Penawaran Tahu dan Tempe
Kepada Perkumpulan Warung Nasi Tegal
Jalan Janeti Raya Nomor 34
Jakarta
Untuk memenuhi kebutuhan warung-warung nasi tegal di daerah Jakarta akan tempe dan tahu yang bermutu tinggi, dengan ini kami memperkenalkan diri sebagai perusahaan yang bergerak di bidang pembuatan tahu dan tempe dengan mutu baik.
Dalam memproduksi tahu dan tempe, kami menggunakan alat-alat modern. Kami dapat menjamin mutu dan kebersihannya. Melalui surat ini, kami menawarkan dan mempersilakan Saudara untuk mencoba produk tahu dan tempe produksi perusahaan kami yang akan dikirim melalui pegawai kami.
Di bawah ini kami cantumkan harga tahu dan tempe agar Saudara dapat mempertimbangkan atau membandingkan dengan harga tahu dan tempe dari perusahaan lain.
Tempe kualitas A Rp 4.500,00 per kg
Tempe kualitas B Rp 3.500,00 per kg
Tahu kualitas A Rp 5.500,00 per kg
Tahu kualitas B Rp 5.000,00 per kg
Kami melayani pesanan, baik dalam jumlah banyak maupun sedikit, dengan syarat berlangganan. Kami juga berusaha untuk memuaskan pelayanan dengan mengirimkan produk yang Saudara pesan dengan tepat waktu.
Sambil menunggu pesanan Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Alditama Kurniawan
3. Surat Pribadi
Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang sebagai pribadi, baik kepada perorangan yang tidak bersifat kedinasan, maupun kepada organisasi/lembaga. Pada umumnya, surat pribadi bersifat personal/tidak resmi, bebas, menggunakan bahasa sehari-hari, dan berisi masalah-masalah pribadi.
Jakarta, 9 Mei 2011
Teruntuk Azria Husna
Di tempat
Assalamualaikum Wr. Wb.
Halo Zia, apa kabar? Sudah lama kita tidak bertemu, ya. Semenjak lulus SD, tidak ada kesempatan lagi untuk bertemu. Fi, bagaimana keadaanmu di SMP Negeri 155? Apakah kamu senang bersekolah di sana? Ya, di sana banyak teman kita.
Alhamdullillah, aku di SMP Negeri 115. Aku amat senang! Walaupun hanya tiga orang dari sekolah kita yang berhasil masuk Smabel. Tapi, di sini aku banyak mendapat teman baru yang amat baik dan juga kakak-kakak kelas yang sayang pada adiknya. Apalagi dengan kakak-kakak OSIS dan MPK. Wah, aku kagum sekali dengan Alyssa Haula Syaqilla! Kalau kamu mau mendengar pengalaman ku selama di Smabel, kamu boleh menanyakannya kepadaku. Atau, main saja ke rumahku.
Ngomong-ngomong, aku sangat rindu pada SD kita dan teman-teman kita waktu SD. Apakah ada acara pertemuan atau reuni angkatan 31? Kalau tidak ada, kita buat acara sendiri saja, yuk. Undang teman-teman kelas 6A. Mumpung bulan Juni nanti banyak waktu liburan. Oh, iya kak Kahlil angkatan 30 yang pintar itu mencalonkan diri sebagai ketua OSIS lho!
Sekian dulu, ya! Sampai jumpa!
Sahabatmu,
Afifah Wardah
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar